Respuesta rápida: La facturación electrónica VTC combina dos obligaciones distintas: la factura electrónica entre empresas y autónomos (Ley 18/2022, con calendario escalonado) y los sistemas de facturación Verifactu (RDL 15/2025). Los plazos se han ajustado varias veces, así que conviene comprobar en la Agencia Tributaria cuál aplica a tu caso.
La facturación electrónica VTC deja de ser una cuestión de futuro para autónomos y empresas del sector. Las plataformas de intermediación ya gestionan buena parte de la facturación de forma digital, y el marco normativo avanza hacia la digitalización fiscal con dos piezas distintas: la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, derivada de la Ley Crea y Crece, y los sistemas informáticos de facturación conocidos como Verifactu. Esta guía explica qué es cada una, cómo afectan a un conductor VTC o a una flota y qué pasos conviene dar.
Qué es la facturación electrónica y por qué afecta al sector VTC
La facturación electrónica consiste en emitir, enviar y conservar facturas en formato digital estructurado, de manera que el sistema de quien las recibe pueda procesarlas automáticamente. En el sector VTC, gran parte de la facturación no se produce entre el conductor y el cliente final, sino entre el autónomo o la empresa VTC y la plataforma de intermediación, que actúa como cliente mercantil. Esa relación entre empresas es la que queda sujeta a la factura electrónica obligatoria.
Marco legal: Ley Crea y Crece y Verifactu
El punto de partida es la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida como «Crea y Crece», que establece la obligación de expedir y recibir facturas electrónicas en las operaciones entre empresarios y profesionales. Su desarrollo reglamentario fija los plazos de implantación según el volumen de facturación de cada empresa. Puedes consultar el texto en el BOE: Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas.
En paralelo, los sistemas informáticos de facturación (SIF) y el sistema Verifactu exigen que el software utilizado cumpla requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, con posibilidad de remisión de los registros a la Agencia Tributaria. La Agencia Tributaria explica este régimen en su página sobre Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU.
Calendario de implantación
- Factura electrónica entre empresas: según el desarrollo reglamentario publicado en octubre de 2026, las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros tendrían que cumplir antes, y el resto de empresarios y profesionales después, con un plazo escalonado que se extiende hasta 2028.
- Verifactu: el Real Decreto-ley 15/2025 fijó el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos.
- Posible ampliación: la Agencia Tributaria ha comunicado una ampliación del plazo de adaptación de los sistemas; antes de actuar, revisa la nota informativa en su sede electrónica.
Como estos calendarios se han ajustado en varias ocasiones, conviene contar con asesoramiento legal y fiscal para el sector VTC que confirme qué plazo aplica exactamente a tu situación.
Qué significa esto en la práctica para un autónomo VTC
- Software de facturación adecuado: debe ser un sistema que cumpla los requisitos técnicos de los SIF, capaz de generar registros de facturación seguros.
- Formato estructurado: en las relaciones entre empresas sujetas a la nueva normativa, no bastará con facturas en Word, Excel o PDF simple.
- Conservación digital: las facturas emitidas y recibidas deben guardarse con garantías de integridad durante el plazo de prescripción.
- Coordinación con la plataforma: en muchos casos es la propia plataforma quien emite o centraliza parte de la facturación en tu nombre, y hay que saber qué factura cada parte.
Si facturas con retención o dudas de si procede, repasa también la guía sobre las retenciones en la facturación de conductores VTC, y para el tipo de IVA y su repercusión, la del IVA en el sector VTC.
Diferencias entre autónomos VTC y empresas con flota
Una empresa con varios vehículos y facturación elevada estará obligada antes que un autónomo individual, tanto en la factura electrónica entre empresas como, si tributa por Impuesto sobre Sociedades, en Verifactu. Además, las empresas suelen necesitar un sistema de facturación integrado con la gestión de flota, turnos y conductores, y procesos de conciliación entre su facturación y la de cada plataforma. Para ese fondo digital, te puede servir la guía sobre digitalización y herramientas para gestionar flotas de VTC.
Pasos prácticos para adaptarte sin errores
1. Audita cómo facturas hoy
Revisa si emites tú las facturas, si lo hace la plataforma en tu nombre o si combinas ambos modelos. Anota qué clientes son empresas y cuáles particulares.
2. Elige un software compatible
Asegúrate de que tu programa de facturación o el de tu gestoría cumple los requisitos técnicos vigentes. Pide al proveedor una declaración de conformidad por escrito.
3. Digitaliza el archivo de facturas
Organiza un repositorio digital de facturas emitidas y recibidas, con copia de seguridad y con acceso para tu asesor.
4. Consulta antes de cada cambio de plazo
Los calendarios se han modificado en el pasado y pueden volver a ajustarse. Revisa las novedades en artículos como novedades fiscales para el sector transporte y VTC en 2026.
Ejemplo práctico
Un autónomo VTC factura cada mes a dos plataformas y, de forma ocasional, a una empresa para un servicio de traslado. Primero identifica que las tres facturas son entre empresarios, por lo que quedarán sujetas al calendario de factura electrónica; después comprueba que su programa actual no cumple los requisitos técnicos de los SIF y lo cambia con margen antes de la fecha que le corresponde. Si aplazó la decisión, tendría que cambiar de programa con prisas y reconstruir el archivo. Es un caso ilustrativo.
Errores comunes que debes evitar
- Seguir emitiendo facturas en PDF simple cuando la relación ya está sujeta a facturación electrónica estructurada.
- Asumir que, por trabajar solo con plataformas, no tienes ninguna obligación propia de facturación.
- No verificar si tu software actual cumple realmente los requisitos de los SIF.
- Retrasar la adaptación esperando una prórroga que, si llega, puede no aplicar a tu caso.
- Confundir la factura electrónica entre empresas con Verifactu: son obligaciones distintas con calendarios distintos.
Conclusión práctica
La facturación electrónica es una transformación en marcha que afecta de forma directa a autónomos y empresas del sector VTC. Adaptarse con tiempo evita sanciones y problemas de tesorería derivados de una gestión deficiente. Empieza por auditar cómo facturas, comprueba tu software y confirma los plazos vigentes con tu asesor.
Preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica VTC
La Ley 18/2022 establece la factura electrónica entre empresarios y profesionales con un calendario escalonado según la facturación. Los autónomos entran en la fase posterior a las grandes empresas. Conviene comprobar la fecha vigente que te afecta, porque los plazos se han ajustado varias veces.
No. Verifactu se refiere a los sistemas informáticos de facturación: el software debe garantizar integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La factura electrónica es el formato estructurado de la factura entre empresas. Son obligaciones distintas, con calendarios y requisitos propios.
El Real Decreto-ley 15/2025 fijó el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto, incluidos los autónomos. La Agencia Tributaria ha comunicado una ampliación, así que consulta su nota informativa antes de decidir.
Sí. Aunque la plataforma emita o centralice parte de las facturas, sigues siendo responsable de tu contabilidad, de conservar las facturas y de tus facturas propias a otros clientes. Conviene aclarar por escrito qué factura cada parte y conciliarlo cada mes.
Audita cómo facturas hoy, elige un software que cumpla los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, digitaliza y conserva el archivo de facturas y consulta con tu asesor cada vez que cambie un plazo. Empezar con margen evita cambios apresurados y errores.
Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado.